Bij advisering doet RHCe suggesties voor een handelen of nalaten. Het advies kan de volgende onderwerpen betreffen:

  • Digitale en analoge overbrenging (waaronder kwaliteit van het overgebrachte);
  • Wet- en regelgeving inzake informatiebeheer;
  • Normen en criteria voor zover deze RHCe betreffen in (vervangings)-handboeken;
  • Normen en criteria zoals die van toepassing (horen te) zijn op resultaten van gemeentelijk handelen wat betreft informatiebeheer;
  • Aspecten in beheer- en verbeterplannen voor zover die zien op juist informatiebeheer;
  • Inspecties; wat men kan doen ter voorbereiding.

Bij een verzoek om advies ontvangt een gemeente of intergemeentelijk samenwerkingsverband uiterlijk binnen één werkweek bericht wanneer het advies gereed is. De meeste vragen worden binnen drie werkdagen beantwoord. In geval van complexe vragen wordt men op de hoogte gesteld van de verwachte responstijd.

Vooraf advies vragen

Een overheidsorganisatie heeft positief advies van de archivaris nodig voordat zij overgaat tot de volgende punten:

Vervangen van informatie

Vervanging omvat het omzetten van informatie van een gegevensdrager op een andere gegevensdrager, waarbij de originele drager vernietigd dient te worden. Een voorbeeld is het vervangen van papieren documenten door digitale scans, waarna de papieren documenten vernietigd worden. Aangezien vervanging onomkeerbaar is, dienen overheidsorganisaties de juiste en volledige weergave van informatie te waarborgen door middel van een Handboek Vervanging.

Voor het Handboek Vervanging is advies van de archivaris benodigd, zowel wanneer de informatie te bewaren is als wanneer de informatie te vernietigen is. Het RHCe vraagt overheidsorganisaties die een vervangingsproject voorbereiden om de conceptversie van het Handboek Vervanging ter advies het RHCe aan te bieden. Indien het RHCe geen positief advies kan afgeven, voorziet het RHCe het concept-Handboek Vervanging van feedback.

Vervreemden van informatie

Vervreemding omvat de overdracht van zorgdragerschap over informatie van een overheidsorganisatie naar een andere overheidsorganisatie. Een voorbeeld is de overdracht van bouwvergunningen van gemeente A naar gemeente B. Wanneer gemeente B grondgebied van gemeente A incorporeert, heeft gemeente B de vergunningen nodig om zijn taken wat betreft huisvesting uit te voeren.

Bij vervreemding dienen beide overheidsorganisaties een Besluit tot Vervreemding van Archiefbescheiden vast te stellen.  Dit besluit dient te verantwoorden welke informatie precies wordt overgedragen en ter uitvoering van welke taak informatie wordt overgedragen.

Bij vervreemding kan de archiefbewaarplaats ten opzichte van informatie veranderen. De zorgdrager waaraan informatie wordt overgedragen kan namelijk een andere archiefbewaarplaats hebben aangewezen dan de oorspronkelijke zorgdrager. Daarom dient een concept van het Besluit tot Vervreemding van Archiefbescheiden aan het RHCe te worden voorgelegd. Indien het RHCe geen positief advies kan afgeven, voorziet zij het concept-Besluit tot Vervreemding van Archiefbescheiden van feedback.

N.b. De overdracht van informatie van een overheidsorganisatie naar de archiefbewaarplaats betreft geen vervreemding, maar overbrenging. Zie Overbrenging van informatie.

Overbrengen van informatie

Het overbrengen van informatie betreft de procedure rondom de overdracht van informatie van een overheidsorganisatie naar de aangewezen archiefbewaarplaats.  De verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie gaat hierbij over op de archivaris. Artikel 12 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat blijvende te bewaren informatie die 20 jaar oud is naar de archiefbewaarplaats moet worden overgebracht. Om de overbrenging goed voor te bereiden is samenwerking nodig tussen de overheidsorganisatie en het RHCe.

Informatie moet in een goede, geordende en toegankelijke staat worden overgebracht. Daarom heeft het RHCe voor het overbrengen van informatie normen vastgesteld. Deze staan beschreven in de normdocumenten voor digitale- en analoge overbrenging. De normdocumenten zijn te vinden onder de tab handleidingen.

Bij de overbrenging van analoge informatie stelt de overheidsorganisatie een archiefbewerkingsplan op waarin de organisatie verantwoord hoe de informatie vóór overbrenging in geordende en toegankelijke staat wordt gesteld. Dit bewerkingsplan dient door het RHCe te worden goedgekeurd. Indien het RHCe het bewerkingsplan niet kan goedkeuren, voorziet zij het plan van feedback.

Bij de overbrenging van digitale informatie overleggen de overheidsorganisatie en het RHCe, vóórdat de informatie aan het RHCe wordt aangeboden, over de voorgenomen overbrenging. Tijdens dit overleg maken de organisatie en het RHCe afspraken over de overbrenging, zodat deze conform de normen kan plaatsvinden.

Beperken openbaarheid van informatie

Na overbrenging is informatie in principe openbaar. Niet alle informatie kan echter openbaar zijn, bijvoorbeeld vanwege de aanwezigheid van gevoelige persoonsgegevens. Een overheidsorganisatie kan de openbaarheid van informatie die zij naar de archiefbewaarplaats overbrengt daarom beperken. Hiervoor dient de organisatie vóór de overbrenging een Besluit Beperking Openbaarheid te nemen. Artikel 15 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat hierbij een advies van de archivaris is benodigd.

Daarom dienen overheidsorganisaties een concept van het-Besluit Beperking Openbaarheid ter advies aan het RHCe voor te leggen. Indien het RHCe geen positief advies kan afgeven, voorziet zij het concept-van feedback. De overheidsorganisatie dient het advies van het RHCe als bijlage toe te voegen aan het definitieve Besluit Beperking Openbaarheid.

Vernietigen van informatie

Artikel 3 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat overheidsorganisaties informatie die daarvoor in aanmerking komt moeten vernietigen. Een overheidsorganisatie bepaalt op basis van een vastgestelde selectielijst welke informatie in aanmerking komt voor vernietiging. De VNG stelt selectielijsten vast voor lokale overheden, zoals gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden.

De informatie die in aanmerking komt voor vernietiging, plaatst de overheidsorganisatie op een Vernietigingslijst. Op basis van deze Vernietigingslijst verantwoord de organisatie welke informatie zij beoogt te vernietigen.   

(Lokale) wet- en regelgeving bepaalt dat, alvorens de overheidsorganisatie tot daadwerkelijke vernietiging kan overgaan, de archivaris een machtiging tot vernietiging dient af te geven. Daarom dienen overheidsorganisaties de vernietigingslijst aan het RHCe voor te leggen. Het RHCe toetst of de lijst aan wet- en regelgeving voldoet op basis van de normen uitgezet in het Normdocument Opstellen Vernietigingslijst. 

Indien het RHCe geen machtiging kan afgeven, voorziet zij de Vernietigingslijst van commentaar. Indien het RHCe wel een machtiging kan geven, stelt zij een formele machtiging op die de overheidsorganisatie toestemming geeft om de informatie te vernietigen. Na vernietiging dient de organisatie een Verklaring Van Vernietiging op te stellen, waar zowel de machtiging als de getoetste vernietigingslijst als bijlagen aan dienen te worden toegevoegd.