Het RHCe beheert gemeentelijke archieven die zowel digitaal als analoog kunnen worden overgedragen. Gemeenten zijn verplicht hun blijvend te bewaren archieven binnen 20 jaar naar een archiefbewaarplaats over te dragen. Het RHCe heeft richtlijnen opgesteld hoe deze over te dragen informatie moet worden aangeleverd.

Digitale overbrenging

Onderstaand overzicht beschrijft aspecten van het overbrengingsproces van digitale documenten, zowel digital born als niet digital born, van de zorgdrager naar de archiefbewaarplaats. Het document maakt tevens de criteria kenbaar die de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt aan de voorgenomen overbrenging van digitale documenten. En het vormt de basis voor het tussen beheerder en zorgdrager hierover wettelijk en tijdig te voeren overleg (art. 9, lid 2, Archiefbesluit 1995).
Overbrenging digitale documenten (december 2021).

Milieuvergunningen
Leeswijzer documenten milieuvergunningen
Metadata milieuvergunningen MDTO
Werkinstructie metadateren milieuvergunningen
Metadataschema milieuvergunningen TMLO

Videotulen
Archivering audiovisuele verslagen van raadsvergaderingen
Begeleidende brief videotulen
Eindrapportage pilot audio- en videotulen
Overzicht informatie videotulen

Analoge overbrenging

Onderstaand overzicht beschrijft de aspecten van het overbrengingsproces van analoge archiefbescheiden van de zorgdrager naar de archiefbewaarplaats. Het beschrijft het proces, maakt de criteria kenbaar die de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt aan de voorgenomen overbrenging van analoge archiefbescheiden. En vormt de basis voor het tussen beheerder en zorgdrager wettelijk en tijdig te voeren overleg (art. 9, lid 2, Archiefbesluit 1995). Dit document is in januari 2022 aangepast ter verduidelijking. Concreet: het aantal kolommen in het databasemodel voor een inventaris in normdocument 1 en 2 weken van elkaar af. Dat is nu gelijk.
Overbrenging analoge documenten (januari 2022)
Overbrenging analoge documenten praktische uitvoeringsvoorschriften. (mei 2019)

Metadata

Elke overheidsorganisatie is verplicht een metadataschema vast te leggen en te koppelen aan blijvend te bewaren informatieobjecten.
Het vastleggen van metadata draagt bij aan de;

  • Vindbaarheid
  • Leesbaarheid
  • Interpreteerbaarheid
  • Betrouwbaarheid
  • Beschikbaarheid en de
  • Duurzaamheid van informatie